Виконання зобов’язань перед державою щодо звітування та сплати податків покладено на кожного підприємця, незалежно від того, які обсяги доходу він отримує, в якій галузі працює, чи має працівників та інших особливостей діяльності. Всі ФОП повинні регулярно подавати в ДПС дані про отримані кошти, самостійно нараховувати податки та платити їх в бюджет.
За невиконання обов’язків в ПКУ передбачені штрафи, пеня, інші санкції. Причому, для податкової не існує маленьких сум чи прострочень – дві недоплачених гривні чи поданий на 3 години пізніше спливу граничного строку звіт однаково призводять до покарань. Тому з самого старту діяльності варто приділити серйозну увагу організації обліку та плануванню дій.
Що саме повинен контролювати ФОП
Перелік зобов’язань перед державою і вимог ПКУ залежить від специфіки бізнесу. Проте є певний мінімальний список, актуальний для кожного підприємця:
- Ведення книги обліку з фіксацією сум надходжень (за потреби – і витрат).
- Формування звітності з сумами доходу – раз на квартал чи рік.
- Контроль прийняття декларацій – чи отримана звітність ФОП податковою.
- Розрахунок сум податків (ПДФО чи ЄП, ВЗ), ЄСВ.
- Самостійна сплата податків ФОП на правильні реквізити.
- Моніторинг розрахунків з бюджетом – чи немає боргів, пені.
- За потреби – уточнення звітів з помилками, доплата зборів.
Також до основних обов’язків можуть додаватися ведення обліку, подання звітності по ПДВ, акцизу, найманим працівникам, сплата за них податків, облік і ведення РРО та ін.
Як контролювати виконання обов’язків
Насамперед потрібно визначити всі основні терміни та умови звітування, перерахунку податків. Вони залежать від системи й групи оподаткування.
На загальній системі звітують раз на рік, а податки платять кожні 3 місяці. На 1 і 2 групах спрощеного режиму платити треба кожен місяць, а декларацію подавати щорічну. На 3 групі – формувати декларацію й платити податки щокварталу.
Після того, як основні дати визначені, варто створити систему контролю, яка може базуватися на:
- Зробленому вручну календарі з нагадуваннями – в смартфоні чи в ноутбуці.
- Використанні спеціальних програм – Google Calendar, Trello чи звичайної таблиці Excel/Google Sheets тощо.
- Перевірці податкового календаря на ресурсах ДПС – в електронному кабінеті, наприклад.
Після виконання будь-якої операції чи дії треба обов’язково все перевіряти. Зробити це можна в електронному кабінеті, який доступний кожному ФОП на сайті ДПС. В ньому можна подати звіт (розділ «Введення звітності»), дочекатися квитанції №2, яка свідчить про його прийняття, знайти реквізити для сплати податків, перевірити сплату (розділ «Стан розрахунків з бюджетом»), виконати інші дії.
Що робити в разі виявлення помилки чи боргу
Тут все залежить від ситуації. Але насамперед не потрібно панікувати – помилки можна виправляти, суми податків доплачувати. І навіть якщо ДПС нарахує штрафи, вони не такі великі, якщо платити їх вчасно.
Які варіанти є вирішення різних ситуацій:
- В разі виявлення помилки в поданому звіті – можна сформувати уточнюючу декларацію.
- Податки – доплатити відразу після виявлення недоплати.
- Якщо переплатили збір – він зарахується в наступні платежі.
- Отримали ППР – треба перевірити, чи вірне рішення податкової. Якщо так – виконати його, якщо ні – оскаржити.
- Забули подати декларацію – варто подати відразу після виявлення такого факту.
- В разі прострочення податків – треба подивитися в кабінеті суми (можливо, там вже є пеня чи штрафи) і сплатити все, що нараховано.
Правильно налаштувавши систему, можна суттєво знизити ризики. Проте найбільш безпечний варіант – передати ведення бухгалтерії фахівцю, який має знання, досвід і зможе все виконувати вчасно та відповідно до вимог ПКУ.
